НАКАЗ

« __» січня 201__ р.                                                                                                                         №_________

Про підсумки перевірки виконання

Інструкції з ведення ділової документації

у загальноосвітніх навчальних закладах

         Відповідно до плану роботи школи-інтернату  на 201_/201_н. р. та на вико­нання наказу МОН України від 23.06.2000 р. № 240 «Про ведення ді­лової документації в загальноосвітніх навчально-виховних закладах» протягом січня 201___ р. адміністрацією школи проводилася перевірка виконання Інструкції про ведення ділової документації. У ході роботи
було перевірено наявність, стан зберігання і ведення ділової докумен­тації та встановлено таке:

1. У школі-інтернаті вся документація, яка пе­редбачена вищезазначеною інструкцією, наявна і ведеться відповідно до вимог, а саме:

       1.1. Алфавітна книга запису учнів ведеться заступником директо­ра з навчально-виховної роботи _______   та зберігається в спеціальній канцелярській шафі. У книзі записані прізвища учнів, які зараховані до 1-х класів, та учнів, які прибули. Зроблено записи про учнів, які вибули, з відміткою про вибуття. Станом на кінець І семестру в школі  навчається      130 учнів.

       1.2. Особові справи заведено на всіх учнів закладу освіти, вони зберігаються в закритих шафах у секретаря. Нові особові справи за­ведено на всіх учнів 1-х класів.

       У всіх особових справах із 2-го до 9-го класу виставлені річні оцінки, які завірені підписом класного керівника та печаткою школи-інтернату.

       Усього наявні 130 особових справ, що відповідає записам в ал­фавітній книзі та книзі наказів. Порушень у веденні особо­вих справ не виявлено.

     1.3. Класні журнали заведені для всіх класів, у тому числі для по­чаткових — 6 шт., для середніх і старших —7шт. Усі класні журнали відповідно оформлені: є списки учнів, розподіл сторінок за предмета­ми, правильно ведуться записи про відвідування учнями школи. Запи­си в класних журналах ведуться кульковими ручками, що відповідає чинним вимогам. У всіх класних журналах заповнені сторінки відомостей про учнів, їхніх батьків, проставлені номери особових справ відповідно до записів в алфавітній книзі.

    1.4. Окремі журнали для запису факультативних занять не заведені. Записи про використання
цих годин ведуться в класних журналах і відповідають розподілу згід­но з тарифікацією.

    1.5. Журнали з ЛФК і розвитку мовлення заведені і ведуться окремо. Журнали зберігаються
в методичному кабінеті, у закритій шафі, разом із класними журнала­ми. Журнали відповідно заповнені і ведуться вчителями.

   1.6. Журнали планування та обліку роботи гуртків заведені для та­ких гуртків: «Жива скарбниця» (народознавство), «Віночок» (танцювальний), «Веселі нотки» (музичний), «Творча веселка» (декоративно-прикладне мистецтво), «Чемпіон» (футбол). У журналах записані відомості про учнів, списки учнів та плани роботи гуртків. Журнали зберігаються
в методичному кабінеті разом із класними журналами. Ведуться від­повідно до чинних  вимог.

    1.7. Книга обліку бланків і видачі свідоцтв про спеціальну базову сере­дню освіту зберігається в сейфі директора школи, повністю заповнена.

    1.8. Книга обліку бланків і видачі свідоцтв про закінчення спеціальної загальноосвітньої школи зберігається в сейфі директора.

    1.9. Книги протоколів засідань педагогічної ради зберігаються в сейфі директора школи. Ведеться книга секретарем засідань пе­дагогічної ради. Усі питання, винесені на засідання, протоколюються відповідно до вимог. Рішення підписуються директором школи і сек­ретарем педагогічної ради.

   1.10. Книга обліку трудових книжок працівників школи зберігається в сейфі директора школи і ведеться секретарем школи _______. По­рушень у веденні книги не виявлено. Ведеться облік усіх наявних тру­дових книжок працівників школи. Про видачу трудових книжок звіль- нених працівників є відповідні помітки і підписи про одержання, про­те не завжди своєчасно вносяться записи про заохочення працівників.

   1.11. Журнал обліку пропусків і заміни уроків учителями зберігається в заступника директора з навчально-виховної роботи _______. Ве­деться згідно з вимогами. У журналі записані всі замінені уроки через хворобу або з інших поважних причин. Причини замін обліковуються,
на них є відповідні підтверджувальні документи.

    1.12. Журнал обліку пропущених і замінених  годин вихователями зберігається в заступника директора з виховної роботи_______. Ве­деться згідно з вимогами. У журналі записані всі замінені виховательські години через хворобу або з інших поважних причин. Причини замін обліковуються, на них є відповідні підтверджувальні документи.

    1.13. Тексти наказів друкуються на бланках формату А4, всі накази обов'язково  поаркушно

пронумеровуються,  прошнуровуються,  підписуються   директором  і скріплюються печаткою. Книги регістрації наказів ведуться окремо: одна — накази з основної діяльності, друга-кадрові накази. Книги реєстрації наказів і накази зберігаються в сейфі директора школи-інтерната і ведуться секретарем Шкуренко О.М.. Усі накази записуються згідно з чинними нормативами, неправильно або помилково записані накази не виправляються, а анулюються відповідними наказами.

    1.14. Контрольно-візитаційна книга зберігається в сейфі директора школи. Записи в книзі проводяться офіційно вповноваженими особами, які здійснюють перевірку школи в установленому порядку.

   1.15. Інвентарна книга бібліотечного фонду зберігається в бібліо­теці школи і ведеться бібліотекарем ____________. Наявні дві кни­ги, а саме:

а) інвентарна книга;

б) сумарна книга шкільної бібліотеки.

Сумарна книга, у свою чергу, містить дві книги: підручники та біб­ліотечний фонд.

     На час перевірки в бібліотеці налічуються   _______ примірників книжок за інвентарною книгою.

    1.16. Журнал реєстрації вхідних і вихідних документів зберігається в канцелярській шафі школи і ведеться секретарем ____________. Записи в журналі ведуться відповідно до вимог.

    1.17. Книга запису наслідків внутрішньошкільного контролю ведеть­ся одна. Книга зберігається в директора. Записи в книзі проводяться за певними
формами аналізу уроків, корекційно-виховних заходів, самопідготовок зі збереженням рекомендацій щодо ведення даної книги.

    1.18. Особові справи заведені на всіх працівників, ведуться і збері­гаються у канцелярській шафі школи і ведуться секретарем _____________.

    1.19. План роботи школи на навчальний рік складено як у текстово­му, так і в календарному варіантах. План затверджено рішенням педа­гогічної ради від  __.08.201__р. Зберігаєть­ся в кабінеті директора.

    1.20. Робочий навчальний план спеціальної загальноосвітньої школи-інтернату для дітей з вадами розумового розвитку на 201_ – 201_ навчальний рік розроблений на виконання  листа  МОНмолодьспорт України №____ від  _______р. «Про навчальні плани загальноосвітніх навчальних закладів та структуру ______- навчального року», під­писано директором  і затверджено управлінням освіти і науки Донецької обласної держадміністрації.

    1.21 Атестаційні матеріали є на всіх педагогічних працівників, які пройшли атестацію або атестуються в поточному навчальному році. Матеріали зберігають­ся з дотриманням термінів в методичному кабінеті у  заступника директора з навчально-вихов­ної роботи _________.

       2. Разом із тим у ході перевірки виявлено окремі недоліки у веденні ділової документації, що суперечать вимогам інструкції, а саме: відсутні окремі книги протоколів загальних зборів (конферен­цій), протоколів засідань ради загальноосвітнього навчального закладу, батьківського комітету. Такі про­токоли наявні, але ведуться на окремих аркушах формату А4.

Виходячи з вищесказаного,

НАКАЗУЮ:

1. Вважати стан ведення ділової документації в школі задовільним.

2. Завести окремі книги реєстрації  протоколів загальних зборів (конференцій),
засідань ради школи, батьківського комітету до ______ р.

Відповідальний – секретар ________

 3.Після закінчення терміну дії наказу провести повторну перевірку і звітувати на нараді

               при директорові.    Термін виконання —  до ________р.

Відповідальний – заступник директора з НВР ________.

4. Контроль за виконанням даного наказу залишаю за собою.